- ein Ort für alle Dokumente und eure Kommunikation
- individualisierbare Cloud (unbegrenzte Nutzerzahl) mit Gruppenstrukturen (verschieden Rechte)
- Webmeetingtool, Chatfunktion und weitere Möglichkeiten miteinander zu arbeiten
- SSL-Verschlüsselung und tägliche Backups; DSGVO-Konform
- 2-wöchige online Sprechstunde zu Fragen rund um die Cloud
- Nutzerhandbuch u. Erklärvideos für neue Nutzer
Funktionsumfang der Cloud: Ablage von und Zugriff auf Dateien; Only Office – gemeinsames arbeiten an Dateien; Gruppenordner – Möglichkeit Berechtigungen einzelnen Gruppen zuzuweisen-; Talk – Webmeeting bis 4 Pers. (ab Dezember für ca. 30 Personen) und Chatfunktion (unbegrenzte Personenzahl); Kalender mit Gruppenfunktion (z.B. Outlook integrierbar); Deck – Aufgabenplanungs-Tool; Umfragen – Abfragen zu Terminen, An-Abmeldung für Trainings etc.; Projektfunktion – Zusammenfassen von Dokumenten, Chats, Aufgaben im Deck, etc.; Teilfunktion innerhalb der Nutzer und nach extern; weitere Funktionen sind geplant
- Professionelle Einlagerung von Dokumenten und Akten in Zusammenarbeit mit der Rhenus Archiv Service GmbH
- Möglichkeit der Digitalisierung von Akten
- Digitaler oder analoger Zugriff auf Akten
- Terminierte Vernichtung von Akten
- Unterstützung bei der ersten Einlagerung
- Erfassung der Abrechnungsgrundlagen (Gehaltsanpassungen, Stundenerfassungen, Einmalzahlungen usw.)
- Erstellung und Übermittlung der Personalabrechnungen
- Übermittlung der monatlichen und jährlichen Onlinemeldungen
- Beantragung der Erstattung von Entgeltfortzahlungen
- Erfassung und Anmeldung neuer sowie Abmeldung ehemaliger Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter
- Erstellung von monatlichen Auswertungen nach Bedarf
- Auf Wunsch: Ausgabe einer Buchungsliste als Datei zum Import in vorhandenes Buchführungssyste; Erstellung einer SEPA-konformen XML-Datei zur Weitergabe der Überweisungen an die Bank
- Bei Bedarf: Erstellung von Arbeitsbescheinigungen, Verdienstbescheinigungen usw.; Erfassung von Kurzarbeitsstunden und Beantragung von Kurzarbeitergeld; Nutzung unserer Vorlagen, z. B. Personalstammblätter
- Digitale Archivierung aller Personalunterlagen
Telefondienst
- Zur Verfügung-Stellung der nvsg Geschäftsstellennummer als zentrale Anlaufstelle für Anrufe (0511 6062603)
- telefonische Erreichbarkeit in den regulären Geschäftszeiten montags bis donnerstags 09:00 bis 15:30 Uhr freitags 09:00 bis 13:00 Uhr; darüber hinaus über einen angeschlossenen Anrufbeantworter.
- Annahme von Anrufen und Notierung von Kontakten und Anliegen
- Weiterleitung dieser Informationen an den Verband/Verein per E-Mail und in Ausnahmefällen per Telefon nach dem durch den Verband/Verein erstellten Verteilungsplan
Postdienst
- Zur Verfügung-Stellung der nvsg Geschäftsadresse als zentrale Anlaufstelle für Post (Hainhölzer Str. 5, 30159 Hannover)
- Annahme und auf Wunsch Aussortierung von Post (z.B. Werbung)
- Auf Wunsch einscannen und ablegen der Post in einem bestimmten Cloud Ordner oder Weiterleitung der Scans per E-Mail
- Sammlung der Originaldokumente
- Weiterleitung der Originaldokumente in abgesprochenen Abständen oder ggf, Sammlung der Dokumente in einem Akten-Ordner und Versendung des Ordners an das nvsg-Archiv bei Rehnus (jeweils im Dezember).
- Abrechnung von Lehrgängen und Maßnahmen
- Buchhaltung
- Einstellen von Inhalten auf Homepages
- Versendung von Merchandise der Verbände
- …
Was sind die Kosten
Mitlgieder und der Vereine erhalten Sonderpreise. Siehe Preisverzeichnis.
Eine Mitgliedschaft wird über Genossenschaftsanteile im Wert von 500 € gezeichnet.
Auch nicht Mitglieder können Leitungen in Anspruch nehmen. Hier gelten andere Preise. Angebote erhaltet ihr auf Anfrage.